Du lädst zwei Belege hoch und siehst in Sekunden, was nicht zusammenpasst.
Die Auftragsbestätigung kommt und jemand vergleicht sie Zeile für Zeile mit der Bestellung. Bei 40 Positionen dauert das eine Stunde. Und der eine Zahlendreher, den keiner sieht, fällt erst auf der Rechnung auf — wenn überhaupt.
Zeile für Zeile vergleichen, Bestellung gegen Auftragsbestätigung. Jedes Mal von vorne.
Gesehen wird er auf der Rechnung, wenn überhaupt. Dann ist die Ware längst da.
Das ist keine Schlamperei, sondern eine Aufgabe, die Menschen strukturell schlecht können. Zeilen vergleichen ist stumpfe Mustererkennung über lange Listen — genau das, worin Maschinen gut und Augen nach zehn Minuten schlecht sind. Du brauchst keine größere Sorgfalt, sondern einen anderen Prüfer.
Du lädst beide Belege hoch, sie werden ausgelesen und Position für Position verglichen. Toleranzen legst du fest — Centbeträge sollen dich nicht stören, Prozentabweichungen schon. Pro Lieferant wird das Format einmal eingerichtet, danach läuft es.
Minuten statt einer Stunde, und keine übersehene Abweichung mehr. Was nicht zusammenpasst, siehst du sofort und entscheidest selbst. Dein Innendienst macht wieder Innendienst.
Funktioniert das auch mit gescannten Belegen? Ja. Digitale Dateien sind genauer, gescannt geht aber auch.
Jeder Lieferant hat ein anderes Format. Stimmt. Pro Lieferant wird das einmal eingerichtet, danach läuft es.
Was passiert bei einer Abweichung? Du bekommst sie angezeigt und entscheidest. Von allein passiert nichts.
Geht das auch für Lieferschein gegen Bestellung? Ja, oder Rechnung gegen Angebot. Das Muster ist dasselbe.
Schick mir eine Bestellung und die passende Auftragsbestätigung. Ich lasse den Vergleich einmal durchlaufen, dann siehst du das Ergebnis an deinen eigenen Belegen. Ich melde mich innerhalb von 24 Stunden persönlich.
